Mon association à distance

À la suite des annonces du Président de la République, un nouveau confinement s’applique sur l’ensemble du territoire à compter du 29 octobre 2020 minuit, et ce, jusqu’au 1er décembre 2020 à minima.

Le secteur associatif est à nouveau directement impacté par ces mesures destinées à lutter contre la nouvelle vague de l’épidémie du Covid-19. Même si les activités sont réduites, voire à l’arrêt, la gestion de votre structure doit se poursuivre et il est important pour cela de maintenir vos différentes réunions.

Il nous paraissait donc intéressant de vous proposer notre retour d’expériences sur les outils numériques que nous utilisons pour vous accompagner et pour continuer à réaliser des formations à distance.

 

Un guide gratuit et téléchargeable

Tout d’abord, nous avons élaboré en 2019, le « Guide des outils numériques pour les associations » qui recense de manière non exhaustive des sites ressources et des outils pratiques et adaptés au secteur associatif. D’ordinaire réservés à nos adhérents, nous avons décidé, au vu du contexte actuel, de proposer sa version mise à jour, en téléchargement gratuit à l’adresse suivante : www.csa95.com.

 

Organiser vos réunions à distance

Vous souhaitez organiser une réunion d’équipe pour évoquer vos futurs projets, vous avez programmé une AG, un CA ou un bureau et vous souhaitez les réaliser à distance.

C’est possible et c’est sans doute moins compliqué que vous pourriez le croire…

Tout d’abord, il est indispensable de relire vos statuts et votre règlement intérieur. Ce sont ces documents qui déterminent les modalités d’organisation de vos réunions et notamment celles des assemblées générales, des conseils d’administration, des réunions de bureaux, etc.

Sachez cependant que si vos statuts sont relativement restrictifs en la matière, il existe depuis le 26 mars 2020, l’ordonnance n° 2020-321 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l’épidémie de covid-19. Au vu de l’actualité sanitaire, il faut se référer au Décret n° 2020-1310 du 29 octobre 2020 prescrivant les mesures générales nécessaires pour faire face à l’épidémie de covid-19 dans le cadre de l’état d’urgence sanitaire.

Pour voir le texte intégral, c’est ici : https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000042475143

Faire une réunion à distance peut être déstabilisant, voir complexe pour vos membres, il est donc important de bien la préparer. Lors de l’envoi des convocations par mail, n’hésitez pas à fournir un tutoriel d’utilisation de l’outil de visioconférence que vous aurez choisi. Joignez un formulaire d’inscription, un bulletin de vote par correspondance…

Bref, rassurez vos membres sur la bonne tenue de la réunion et facilitez l’utilisation de l’outil choisi.

Au CSA95, nous avons commencé à utiliser des outils à distance avant le premier confinement. Néanmoins, le mois de mars reste pour nous, comme pour beaucoup de structures, un moment particulier où il a fallu s’adapter pour continuer à accompagner les associations. Nous vous proposons donc un retour d’expérience sur les outils que nous utilisons aujourd’hui au quotidien.

 

Réaliser un questionnaire en ligne

Outil collaboratif par excellence, le questionnaire en ligne va vous permettre de proposer :

  • Un formulaire d’inscription (pour votre AG par exemple)
  • Le vote à distance et/ou par procuration
  • Un formulaire de droit à l’image
  • Une boite à idées
  • Un sondage auprès de vos membres

Au sein de l’équipe, nous avons opté pour le très utilisé Google Forms. Tout d’abord, parce que nous travaillons depuis plusieurs années avec l’outil collaboratif Gsuite sous son nouveau nom depuis novembre 2020 Google Workspace, mais surtout parce que cette solution est très rapide à mettre en place, simple à utiliser et à paramétrer.

Si vous n’avez ou ne souhaitez pas avoir de compte Google, vous pouvez également utiliser Framaforms. Outil open source et donc gratuit, c’est une belle alternative à Google Forms avec une création facile, la possibilité de partager sur votre site et des outils d’analyses intégrés.

 

Organiser une visioconférence

Plus qu’un terme, c’est une nouvelle façon de travailler qui s’impose à nous. Nous avons testé plusieurs outils (Jitsi, Google Meet…) et nous avons finalement opté pour Zoom qui reste le plus efficace en termes de connectivité, de simplicité d’utilisation et surtout de possibilités pour les réunions.

Si sa durée limitée à 40 minutes dans sa version gratuite vous semble trop juste, vous pourrez, comme nous l’avons fait (et nous ne le regrettons pas !) souscrire la version Pro.

Lien : https://zoom.us/

Zoom nous permet de gérer les réunions d’équipe, d’assurer un accompagnement et un suivi auprès des associations qui nous sollicitent et de continuer à réaliser de session de formation à distance.

L’outil offre de nombreuses fonctionnalités et notamment des outils collaboratifs comme le partage d’écrans, les discussions en groupe, le partage de fichiers ou de liens, la prise de notes…

Cependant, un bon outil ne fait pas une bonne réunion…

De par notre expérience en la matière, il est important d’apporter quelques précisions sur la tenue de vos réunions à distance.

Tout d’abord, soignez votre organisation. Déterminez les rôles de chacun, qui anime la réunion, qui intervient et à quel moment, qui assure une assistance technique et une modération. La visio peut vite devenir inaudible pour tout le monde !

Une réunion à distance de 2 heures est bien suffisante, car elle demande souvent plus de concentration qu’en présentiel. (Surtout si vous êtes nombreux). Au début de la réunion, rappeler les règles, l’organisation, les temps de parole, qui est qui, l’ordre du jour, etc. Si vous êtes l’animateur, distribuez la parole pour que chacun puisse s’exprimer, mais limiter le temps d’intervention, présentez vos documents en partageant votre écran pour que chacun puisse visualiser concrètement de quoi on parle.

Enfin, entourez-vous de votre équipe pour préparer ce moment, surtout, s’il s’agit de la première fois et n’hésitez pas à tester les outils en amont en petit comité.

Encore plus à distance, le compte-rendu de réunion est important. En plus de noter les points abordés et les décisions prises, pensez à préciser les différentes modalités pour lesquelles vous avez opté sur les votes ou la manière de présenter les documents par exemple.

 

C’est le moment de se réinventer

On le sait depuis un bon moment, le secteur associatif est en pleine mutation et la crise sanitaire qui nous touche en ce moment en est une raison supplémentaire. C’est sans aucun doute un bon moment pour prendre un peu de temps avec votre bureau, vos membres ou vos administrateurs pour réfléchir à de nouveaux projets voir à une nouvelle façon de fonctionner et de développer de nouvelles actions.

La distance nous éloigne, mais grâce aux outils numériques disponibles, profitez de ce moment pour vous rassembler, pour partager et pourquoi pas envisager de nouvelles alternatives au développement de votre association.

Vous êtes prêt ?!

Pour conclure cet article, nous vous rappelons que l’équipe du CSA95 est toujours à vos côtés, même en période de confinement.

Nous restons donc à votre disposition (grâce aux outils numériques…) pour vous accompagner, vous informer ou pourquoi pas organiser une formation.

N’hésitez pas à nous contacter par mail à contact@csa95.com.